INTRODUCCIÓN A LOS PRESUPUESTOS

Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar una empresa en un período determinado, adoptando las estrategias necesarias para lograrlos.

Es expresión cuantitativa porque se asignan unos recursos para alcanzar los objetivos en un período.

Es formal porque los presupuestos deben ser aprobados por la administración de la empresa.

Adopta estrategias porque se deberá definir: cómo se realizaron las diferentes actividades; cómo se asignaron los recursos y como se ejecutaran y controlaran esas actividades y recursos para hacer funcionar los planes establecidos.

VENTAJAS DE LOS PRESUPUESTOS

§  Permite a los directivos de la empresa mirar hacia el futuro; por lo tanto las decisiones que tomaran serán más productivas y oportunas para la empresa.

§  Permite crear una buena integración entre el personal de la empresa.

§  Sirve para el control de costos y gastos.

§  Permite el autoanálisis periódico de la compañía.

§  Permite la obtención de créditos bancarios.

§  Se crea en el personal de la empresa la necesidad de idear medidas para utilizar eficazmente los limitados recursos de la empresa.

LIMITACIONES O DESVENTAJAS DE LOS PRESUPUESTOS

§  Los presupuestos son expectativas futuras que pueden no realizarse.

§  Si son demasiados rígidos en el control, pueden indisponer al personal de la empresa, comprometiendo su elaboración para futuros periodos.

§  Los presupuestos no son un fin en sí mismo, es decir, que no llegan a remplazar a la administración.

§  Su implementación y funcionamiento necesita tiempo, por lo tanto, sus beneficios podrán esperarse después del segundo periodo o tercer periodo cuando ya la experiencia del personal que colabora esté plenamente convencido de las necesidades y bondades del mismo.

LOS PRESUPUESTOS Y EL PROCESO DE DIRECCIÓN

La función que desempeñan los buenos presupuestos en la administración de una empresa se comprende mejor cuando estos se relacionan con los fundamentos de la administración misma, es decir, formando parte de las funciones administrativas: Planeación, organización, Coordinación, dirección y Control:

PLANEACIÓN:

Es conocer el camino a seguir, estableciendo objetivos e interrelacionando actividades.

ORGANIZACIÓN:

Es estructurar técnicamente las funciones y actividades de los recursos tanto humanos como físicos, buscando eficiencia y productividad.

COORDINACIÓN:

Es buscar el equilibrio armónico entre los diferentes departamentos y secciones de la empresa.

DIRECCIÓN:

Guía las acciones de los subordinados y hace ejecutar los planes establecidos.

            CONTROL:

Mide si los planes y programas se están cumpliendo y buscará los correctivos que se vayan presentando en las variaciones.

Clasificación de los presupuestos.

Según su flexibilidad.

§  Rígidos, fijos o estáticos: Generalmente se elaboran para un solo nivel de actividad, no se permiten cambios o ajustes y se efectúan un control anticipado a los egresos.

§  Flexibles o variables: Se elaboran para diferentes niveles de actividad y son capaces de adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento y se aplica en las empresas privadas.

Según el período de tiempo que cubren.

§  A corto plazo: Se elabora para períodos de un año o menos. Este presupuesto se adapta mejor a nuestra economía la cual se ve continuamente afectada por las alzas incontrolables en el nivel general de precios.

§  A largo plazo: Se elabora para periodos mayores a un año y se utiliza especialmente cuando se elabora el presupuesto de capital o compras de activos fijos.

Según su aplicabilidad en la empresa.

§  Presupuestos operacionales: Son aquellos que abarcan toda la parte operativa de la empresa hasta llegar al estado de resultados de la empresa, como: Ventas, producción, consumo y costo de materias primas, compras de materias primas, mano de obra directa, cif, estado de costo, gastos operacionales y estado de resultados.

Generalmente se le conoce como plan o presupuesto maestro.

§  Presupuestos financieros: Incluye aquellos presupuestos que inciden directamente en el balance general como el presupuesto de tesorería y el presupuesto de capital o compra de activos fijos.

Según el sector en el cual se utilicen.

§  Presupuesto del sector público: Es el presupuesto de las entidades oficiales y es demasiado rígido y estático, pues no admite adiciones o cambios; generalmente se elabora por programas.

§  Presupuesto del sector privado: Es el utilizado por las empresas particulares y en ellos se intenta planificar todas las actividades de la empresa en un período determinado.

                   MÉTODOS DE PRESUPUESTACIÓN

Presupuesto de ventas

Importancia de los pronósticos y los presupuestos.

Una de las funciones más relevantes en la gestión gerencial de un hotel o casa de eventos es la de pronosticar, para ello deben conocer diferentes variables que condicionan el mercado, analizando este y la capacidad que tiene la empresa para enfrentarlo. El utilizar herramientas estadísticas ayuda a definir las tendencias, otro de los puntos de partida para pronosticar.

Para dar cumplimiento a lo anterior debemos contar con una buena y fidedigna información, la cual nos debe permitir planificar los diferentes requerimientos que tiene la operación como son los de personal, materias primas para la preparación de alimentos y bebidas (A&B), suministros y activos de la operación, todo permitirá minimizar la posibilidad de sobredimensionar los ingresos, las compras, y los servicios que deban prestar los demás departamentos operados.

En un hotel cada día debemos evaluar el movimiento de los huéspedes para pronosticar la posible ocupación de acuerdo con las reservas del día y los walk-in estimados. Así mismo en la cocina deberán calcular cuántos serán los posibles desayunos según la ocupación, y en el restaurante programar la materia prima necesaria para determinado buffet, los responsables de las habitaciones se preocupan por la lencería, las casas de banquetes por los eventos a atender y el personal a contratar y subcontratar, así mismo cada área por su respectiva responsabilidad.

Se deben hacer pronósticos para cada día, semana, mes y año, cada uno con unas características similares y diferenciadoras, mientras que los diarios son para llevar un control de lo que está pasando en ese momento, los mensuales y/o anuales son para realizar la proyección de los estados financieros como son el estado de resultados y el balance general.

Métodos para presupuestar las ventas

Mínimos cuadrados

Incremento porcentual

Incremento absoluto

PLANIFICACIÓN DE LAS VENTAS.

Importancia del presupuesto de ventas.

El presupuesto de ventas es el punto de partida de todo el proceso presupuestario y permite establecer el nivel de actividad para la empresa; su importancia es fundamental porque:

§  Las ventas constituyen la fuente principal de los ingresos.

§  Sirve para elaborar el presupuesto de producción.

§  Permite determinar las necesidades de personal (MOD).

§  Permite calcular la inversión en activos fijos.

§  Por él se planean los costos y gastos de operación.